Controlo de horas

A VOLANTIFY é uma aplicação de gestão da atividade profissional destinada a trabalhadores que utilizam viaturas no exercício da sua atividade, incluindo motoristas TVDE, táxi, transporte, distribuição e entregas, entre outros modelos de trabalho semelhantes.

Além da gestão de receitas, despesas, quilómetros, custos operacionais e rentabilidade, inclui uma área específica de Auditoria e Controlo de Horas.

Esta área permite ao profissional manter um registo estruturado da atividade e dispor de informação organizada para consulta, arquivo e apresentação quando necessário.

Em Portugal, a Portaria n.º 7/2022, de 4 de janeiro, na redação atualmente em vigor após as respetivas alterações, regulamenta as condições de publicidade dos horários de trabalho e a forma de registo dos tempos de trabalho em determinadas atividades de transporte rodoviário e para os trabalhadores abrangidos pelo seu âmbito.

Para horários de trabalho móveis, a legislação admite, entre os suportes previstos, a utilização de um sistema ou aplicação informáticos que cumpra os requisitos constantes do anexo à Portaria. Desde a alteração introduzida pela Portaria n.º 54-R/2023, de 28 de fevereiro, deixou de constar a anterior exigência de certificação do sistema por entidade acreditada pelo IPAC.

A legislação continua a exigir características e funções concretas, incluindo a integralidade, autenticidade e inviolabilidade dos registos; medição do tempo; controlo das atividades; identificação das partes e dos veículos aplicáveis; conservação e integridade dos dados durante cinco anos; acessibilidade dos registos e possibilidade de os disponibilizar às entidades fiscalizadoras.

A VOLANTIFY não foi desenhada para permitir que uma alteração a um turno apague silenciosamente o histórico. Quando é efetuada uma correção relevante aos registos, o utilizador tem de indicar o motivo da alteração, ficando a operação associada ao respetivo histórico de auditoria.

O objetivo é preservar a rastreabilidade e permitir perceber que existiu uma correção, em vez de apresentar o registo alterado como se nunca tivesse sido modificado.

Na área de Auditoria e Controlo de Horas, o utilizador pode consultar os seus registos e gerar relatórios em PDF relativos a diferentes períodos, nomeadamente dia, semana ou mês.

Cada PDF emitido pela aplicação recebe um código único de emissão. Este identificador individualiza o documento e melhora a rastreabilidade das diferentes emissões, reduzindo o risco de confusão entre relatórios.

A legislação prevê o acesso imediato aos registos pelas entidades fiscalizadoras e admite a recolha ou descarga dos dados e respetivos ficheiros, incluindo o envio para o endereço eletrónico indicado pelo agente de controlo. A VOLANTIFY está a ser desenvolvida para facilitar a consulta e disponibilização destes elementos.

A Portaria estabelece que os dados e registos abrangidos devem ser mantidos e conservados durante cinco anos após o termo do período a que respeitam e colocados à disposição das entidades fiscalizadoras quando solicitados.

A VOLANTIFY não pretende funcionar como arquivo central dos dados de todos os utilizadores nos seus próprios servidores. A aplicação disponibiliza mecanismos de cópia de segurança, incluindo a possibilidade de o utilizador guardar os seus dados numa localização externa sob o seu controlo, como o Google Drive.

A responsabilidade pela correta conservação dos registos deve ser analisada de acordo com a situação concreta do utilizador e com a legislação aplicável, designadamente consoante exista empregador ou dador de trabalho, ou se trate de condutor independente. Recomendamos que as cópias de segurança permaneçam ativas e sejam verificadas regularmente.

A legislação atual admite sistemas ou aplicações informáticos e já não contém a anterior obrigação de certificação por entidade acreditada pelo IPAC. Isso não significa, por si só, que qualquer aplicação cumpra automaticamente os requisitos legais.

A funcionalidade de Controlo de Horas da VOLANTIFY foi desenhada com base na nossa interpretação da Portaria n.º 7/2022 e das alterações posteriores, procurando responder aos requisitos aplicáveis ao registo, rastreabilidade, consulta, exportação e conservação dos dados.

Para reforçar a segurança jurídica e a transparência perante os utilizadores, solicitámos à Autoridade para as Condições do Trabalho esclarecimentos sobre a adequação integral do modelo adotado, incluindo o funcionamento do histórico de alterações, a conservação dos dados, a disponibilização dos registos e o formato dos relatórios.

Até existir esse esclarecimento, a VOLANTIFY não afirma que os seus relatórios ou o seu sistema tenham sido certificados, homologados ou formalmente validados pela ACT. A aceitação e suficiência dos elementos apresentados numa fiscalização dependem da legislação aplicável, dos factos concretos e da apreciação da entidade competente.

O objetivo da VOLANTIFY é transformar o registo de tempos de trabalho numa ferramenta útil para o profissional, sem esconder a complexidade legal por detrás de um botão.

À medida que sejam obtidos esclarecimentos oficiais ou ocorram alterações legislativas relevantes, esta informação e, quando necessário, a própria aplicação serão atualizadas.

• Portaria n.º 7/2022, de 4 de janeiro, sobre as condições de publicidade dos horários de trabalho e o registo dos respetivos tempos de trabalho.
• Declaração de Retificação n.º 4/2022, de 28 de janeiro.
• Portaria n.º 216/2022, de 30 de agosto.
• Portaria n.º 54-R/2023, de 28 de fevereiro, que alterou, entre outros aspetos, o regime dos sistemas e aplicações informáticos.

Fontes oficiais consultadas: Diário da República, incluindo a legislação consolidada da Portaria n.º 7/2022 e a Portaria n.º 54-R/2023, de 28 de fevereiro.

Este conteúdo destina-se à apresentação geral da funcionalidade e não constitui aconselhamento jurídico. A aplicabilidade das regras pode variar em função da atividade, vínculo laboral, regime de horário e demais circunstâncias.